Les performances d’une IMF au Malawi accrues grâce à l’optimisation de l’utilisation de son système d’information et de gestion

En 4 mois, la MicroLoan Foundation (MLF) Malawi a amélioré l’organisation de son travail au quotidien et ses performances en optimisant l’utilisation de son système d’information et de gestion (SIG), l’outil qui gère l’ensemble des transactions bancaires des clients. La plateforme Musoni, le SIG cloud déjà utilisée par l’IMF, était sous-exploitée, selon une étude menée par ADA. La gestion des comptes clients ne se limitait alors qu’aux opérations de débit et de crédit, sans favoriser l’utilisation d’outils digitaux permettant l’accès, le suivi et l’actualisation de ces comptes.

ADA a accompagné l’IMF dans l’analyse de ses besoins, suite à quoi un certain nombre de process, dont l’approbation des crédits, ont été transformés avec le nouveau paramétrage de la plateforme Musoni. L'institution a également bénéficié d'un renforcement des capacités et d'une amélioration des compétences du personnel.  
Ce qui a changé concrètement : les agents présents sur le terrain peuvent maintenant remplir les inscriptions et les demandes de prêt directement avec les clients à l'aide d’une tablette. Cela réduit de manière significative l’utilisation du papier et favorise l’accessibilité des données à n’importe lequel des utilisateurs habilités de la plateforme. Ainsi, au niveau du siège social et des succursales, les employés de l’IMF ont facilement accès aux informations collectées sur le terrain sans avoir besoin de saisir les données du papier au digital : ce qui permet de gagner un temps considérable. Les dossiers sont également traités plus rapidement : l’approbation des crédits passe ainsi, en moyenne, de 20 jours à une journée de traitement. En étant plus efficace, le niveau de satisfaction du personnel a augmenté de manière significative. L’obtention de primes est aussi facilitée, puisqu’à la fin du mois, davantage de clients sont actifs. Afin de mieux protéger ses clients, l’IMF a pu configurer dans la plateforme un certain nombre de procédures, telles que la progressivité du niveau des prêts octroyés, ce qui empêche le personnel de saisir un prêt qui dépasserait les règles de gestion responsable de la clientèle. 

Ainsi, grâce à une meilleure compréhension des possibilités du SIG, les procédures mises en place ont pu être rationalisés, l'efficacité des agents améliorée. Une utilisation plus adaptée de la technologie a permis de réduire l’empreinte papier de l’IMF, et a augmenté la productivité et le niveau de satisfaction des équipes. De plus, l'application de contrôles de validation et l'automatisation des tâches manuelles ont permis de réduire les risques d’erreurs dans le traitement des données et de fraudes. Grâce à l'optimisation de la plateforme et à l’amélioration des processus de gestion des prêts, le nombre de clients de l’IMF est passé de 27 766 clients à la fin de l'année 2021 à 32 686 clients en mars 2022. La MLF Malawi a également ouvert quatre nouvelles agences au cours du premier trimestre 2022 sans affecter de ressources supplémentaires au niveau du siège.  C'est le résultat direct de processus internes plus efficaces et d'une meilleure utilisation de la technologie disponible.  

"Grâce au projet financé par ADA, nous avons connu une croissance significative, tout en améliorant l’expérience client et en augmentant l’efficacité du personnel et de l’IMF. Les clients obtiennent leurs prêts plus rapidement, le personnel consacre moins de temps à l'administration, et l'organisation a augmenté son savoir-faire numérique." 
Medha Wilson, PDG du groupe, MicroLoan Foundation